<div>Dear HOTties,</div><div><br></div><div>As you know, the Board of Directors of the Humanitarian OpenStreetMap Team had its first strategic planning meeting ever this week. We all agree that it is an exciting time for HOT, and we look forward to the future.  Meridian will be providing us meeting notes and other documents in the next two weeks, which we share as soon as they are available. However, we wanted to share some of the conclusions from the meeting with you immediately.</div>
<div><br></div><div>One of the clearest needs we identified was for HOT to do some more strategic fundraising. To begin working in more places, we need to have a stable base to allow more training and internships, to ensure that HOT will have someone available. Having more stable resources for hardware and hosting are a part of this as well. While HOT is and will be primarily a volunteer organization, fieldwork necessitates paying people, since few can volunteer for months at a time. We acknowledge the need to approach the issues of fundraising and hiring carefully.</div>
<div><br></div><div>We also felt that the membership needs to have more input into HOT. As directors, we are elected to represent the organization, but that is a once a year event, and we want to see the members of the team engage in more feedback throughout the year. To help out with this, we'd like to improve our definition of what it means to be a member of the team. </div>
<div><br></div><div>Ideas around membership that we discussed were:</div><div><br></div><div>* Members have priority in applying to go on HOT missions, if the skillsets of a member and non-member are equal in the application.</div>
<div>* Members should be able to vote on key issues for HOT.</div><div>* Members receive something that identifies them as part of HOT. (Something such as a badge, stickers or other swag). Ideas welcome.</div><div><br></div>
<div>Meanwhile, we have decided to appoint an "Executive Director" for HOT. The exact responsibilities of this role will be defined over the coming months, but we see it as an important part of bringing structure and order to our organisation, which will help us to attract funding. It was unanimously agreed that Kate Chapman should stand as Acting Executive Director over the next six months. During this time, Kate will begin defining the role, with feedback from the membership, community, board and advisors. She will also begin the fundraising process. After six months, we will re-evaluate if we are in a position to hire a permanent Executive Director (through an open hiring process, as our HR policy dictates), or to extend the acting position another three months. Having an Executive Director is a chicken and egg problem, as we need money to hire someone permanently, but we also need an ED in order to obtain that money.</div>
<div><br></div><div>Also, Nicolas Chavent will serve as Acting Project Director. HOT will be continuing to work in Haiti and Indonesia, as well as beginning work soon in Senegal. To ensure the stability of the organization, someone needs to focus on the execution of these projects. This does not mean Nicolas will be performing all the projects and there will be opportunities for internships and field missions. This position is also for a six month term, although we hope to engage someone permanently, again, through an open hiring process.</div>
<div><br></div><div>Kate and Nicolas will be receiving a stipend during this time, to provide them with the stable income they need. The Board would like to acknowledge the huge difficulties they have both faced over the past year, balancing funded project work, with the operations and strategic work of HOT. This has been a de facto full time job for them both, but not always with a secure income. The Board unanimously agreed that it would be more fair to offer them this stipend for a set time frame. We think that, at this time, the organization needs these key personnel to focus on core tasks, which have previously been unfunded.</div>
<div><br></div><div>We are in an amazing time for HOT. The potential to make an event bigger difference to the availability of geographic data for both disaster planning and response is huge. Continuing to institutionalize OpenStreetMap among responders and disaster risk reduction specialists can make a difference and hopefully save lives. The strategy meeting sponsored by the Woodrow Wilson Center provided us with an exceptional opportunity to better understand and frame the challenges in growing our organization, and in building its capacity to do good. We are enthusiastic about working together with you, the members of the Humanitarian OpenStreetMap Team, to make our potentially great future a reality.</div>
<div><br></div><div>From the Humanitarian OpenStreetMap Team Board</div><div><br></div>