<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40"><head><META HTTP-EQUIV="Content-Type" CONTENT="text/html; charset=us-ascii"><meta name=Generator content="Microsoft Word 14 (filtered medium)"><!--[if !mso]><style>v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
</style><![endif]--><style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Tahoma;
        panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0cm;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman","serif";}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:purple;
        text-decoration:underline;}
p.MsoAcetate, li.MsoAcetate, div.MsoAcetate
        {mso-style-priority:99;
        mso-style-link:"Balloon Text Char";
        margin:0cm;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:8.0pt;
        font-family:"Tahoma","sans-serif";}
span.EmailStyle17
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Calibri","sans-serif";
        color:#1F497D;}
span.BalloonTextChar
        {mso-style-name:"Balloon Text Char";
        mso-style-priority:99;
        mso-style-link:"Balloon Text";
        font-family:"Tahoma","sans-serif";}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;
        font-size:10.0pt;}
@page WordSection1
        {size:612.0pt 792.0pt;
        margin:72.0pt 72.0pt 72.0pt 72.0pt;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=EN-GB link=blue vlink=purple><div class=WordSection1><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Just one word of warning. Board meetings have to comply with the Articles and company law. I’m not sure an IRC log will suffice or not. That would need clarification. Certainly any resolution/vote at a Board meeting needs to be dealt with properly.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>However Board meetings don’t need to happen that often. Their purpose is essentially administrative in line with operating the Foundation as a Company limited by Guarantee. Management meetings on the other hand are where there is a lot more room for scope and why I was encouraging the distinction between the two types of meeting a year or two back.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Cheers<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Andy<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><div style='border:none;border-left:solid blue 1.5pt;padding:0cm 0cm 0cm 4.0pt'><div><div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0cm 0cm 0cm'><p class=MsoNormal><b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> Mikel Maron [mailto:mikel_maron@yahoo.com] <br><b>Sent:</b> 22 August 2012 17:40<br><b>To:</b> Richard Weait; osmf-talk@openstreetmap.org<br><b>Subject:</b> Re: [Osmf-talk] Question to board members<o:p></o:p></span></p></div></div><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p><div><div><p class=MsoNormal style='background:white'><span style='color:black'>Hi<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>> Which of these was most effective in terms of accomplishing the<br>> business of the board, ability of members to attend, and minimum<br>> burden on board members?<br><br>Really, the intention of forming the Management Team was to reduce burden on Board Members to high level decisions, official duties, strategy. MT would open regular business decision making to more OSMF members, and facilitate more dialogue between working groups. Board would then meet maybe quarterly. That was a great idea, but then no one showed up to MT.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>I think there was, and still is, confusion about the role of the Board, other members of the Foundation, and the Foundation as a whole. That really needs distinct written clarity ... none of this is comprehensively and objectively documented, but captured in various minutes and mailing list posts. Makes decision making confusing. And decisions need to be made, with a reliable method for canvassing the community for opinions. This just doesn't magically happen ... the OSMF is the manifestation of the OSM's community will for things to happen for OSM.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>Minimum burden on Board members. It's about doing things smarter, not simply doing things less. It does involve being pro-active, but with the support of the community. It requires more foundation members to step up and give their time. Something like the MT is a good idea, but I'm not sure exactly how it will work. But in order to do all this, we need to be organized smarter. And that's not going to happen without an investment of effort and probably money to fix the status quo of OSMF.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>The license change took what, 4 or 5 years? It's *almost* done. One of the key things that happened was hiring Andy Allan to finish the redaction bot. We have to recognize that in select situations, volunteer time is not going to do it. And it's not a substitution for volunteers, but rather a way to organize and set the pace. Once Andy was driving the process, you actually saw an increase in volunteer coding (in contrast to the accepted wisdom of "poisoning the well"). We need to identify more situations where a little intervention gets things moving.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>> Which approach to future board meetings would you prefer to see?<br><br>Face to face meetings are crucial. If you are running for Board, I think you should expect to give up time to travel at least once over the year to meet your fellow Board members.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>Otherwise, I would suggest meetings move to IRC. I think conference calls are a big time sink. And more discussion and decisions made over email, with a reliable methodology.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><br>> How much time did you commit to board meetings and other obligations?<br><br>It varies. Maybe on average, 1 day of the month.<br><br>> And, if you are looking for an opportunity to write an essay, how do<br>> your accomplishments with the board align with any of your previously<br>> published manifestos or position papers?<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal style='background:white'><span style='color:black'> <o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal style='background:white'><span style='color:black'>Poorly. We're still in the status quo that OSMF has been in the past four years. We're stuck on mostly the same problems, no reliable way to resolve them. Things need to change, constructively, with leadership that has a practical approach.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'>-Mikel<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span style='color:black'><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal style='background:white'><span style='color:black'>* Mikel Maron * +14152835207 @mikel s:mikelmaron<o:p></o:p></span></p><div><div><div><div class=MsoNormal align=center style='text-align:center;background:white'><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black'><hr size=1 width="100%" align=center></span></div><p class=MsoNormal style='background:white'><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black'>From:</span></b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black'> Richard Weait <<a href="mailto:richard@weait.com">richard@weait.com</a>><br><b>To:</b> <a href="mailto:osmf-talk@openstreetmap.org">osmf-talk@openstreetmap.org</a> <br><b>Sent:</b> Wednesday, August 22, 2012 12:04 PM<br><b>Subject:</b> [Osmf-talk] Question to board members</span><span style='color:black'><o:p></o:p></span></p></div><p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt;background:white'><span style='color:black'><br>Dear All,<br><br>With the board election upon us, and a year full of accomplishments<br>wrapping up, I have a few quick questions for all board members.<br><br>Background: the board has tried to find ways to meet effectively, even<br>while being in various time zones, and having many obligations outside<br>the board.  Regular board meetings have been have, at different times,<br>been scheduled:<br><br>- weekly<br>- biweekly<br>- monthly<br>- ad hoc / spontaneously<br><br>Which of these was most effective in terms of accomplishing the<br>business of the board, ability of members to attend, and minimum<br>burden on board members?<br><br>Which approach to future board meetings would you prefer to see?<br><br>How much time did you commit to board meetings and other obligations?<br><br>And, if you are looking for an opportunity to write an essay, how do<br>your accomplishments with the board align with any of your previously<br>published manifestos or position papers?<br><br>Best regards,<br>Richard<br><br>_______________________________________________<br>osmf-talk mailing list<br><a href="mailto:osmf-talk@openstreetmap.org">osmf-talk@openstreetmap.org</a><br><a href="http://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk" target="_blank">http://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk</a><br><br><o:p></o:p></span></p></div></div></div></div></div></div></body></html>