<div dir="ltr">Hi all, <br><div><br>Thanks <span class="" style="" id=":60m.1" tabindex="-1">Martijn</span> for sending this email on the behalf of the Board and Dorothea and sharing those two types of summaries which form (and would form in the future) easy to use and useful annexes to a yearly report and contribute to both Board transparency and accountability. <br><br></div><div>I put my below comments under one of the last exchanges between Frederik and <span class="" style="" id=":60m.2" tabindex="-1">Christop</span> on the "Treasurer's report for 2017 <span class="" style="" id=":60m.3" tabindex="-1">AGM</span>" email thread where Frederik read as follow [1]: <br><br>"Christoph, you are - like I am - a great proponent of a volunteer run<br>
board, where we don't throw around money to have things run<br>
"professionally". This means that board work is done by people who have<br>
a job, a family, and other volunteer commitments on top of that, and<br>
sometimes things fall between the cracks. It's <span class="" style="" id=":60m.5" tabindex="-1">ok</span> to <span class="" style="" id=":60m.6" tabindex="-1">watch</span> us - please<br>
do - but perhaps you can be a little forgiving from time to time too! [Frederik]"<br></div><div><br></div><div>In short, the below is inspired by benevolence and seeks to build on the momentum of election and <span class="" style="" id=":60m.7" tabindex="-1">pre</span> General Meeting (<span class="" style="" id=":60m.8" tabindex="-1">GM</span>) discussions to collectively try to do more and better (to stick to one of our newly-elected director mantra as a candidate). <br><br></div><div>First off there are different cultural expectations and within a given culture also different requirements in terms of the yearly reports for a collective body like the <span class="" style="" id=":60m.9" tabindex="-1">OSMF</span> and it would be beneficial for us to pause on the closing of year 2017: <br>- to describe the span in expectations amongst the <span class="" style="" id=":60m.10" tabindex="-1">OSMF</span> membership in terms of the document or sets of documents that would be relevant for us<br></div><div>- to look at the time lines for their delivery: day of the GM, day/couple of days prior the GM, a month (or more) prior the GM<br></div><div>- the authorship of the report: Chairperson only, Chairperson and <span class="" style="" id=":60m.12" tabindex="-1">OSMF</span> staff or members, a reporting group...   <br></div><div>The more info put into the report, the more informed the membership and the more likely the members are to perform their duty to both support the <span class="" style="" id=":60m.13" tabindex="-1">OSMF</span> Board and also run their control function (check and balances) which is necessary to ensure the foundation remains on track in supporting (without controlling) the <span class="" style="" id=":60m.15" tabindex="-1">OSM</span> project. <br><br></div><div>Thinking back to past election discussions (beyond 2017) that some found over heated, too important, and questionable as per their conformity to facts... (to name a few of judgments expressed on the lists), yearly reporting can be of help to inform the membership and provide a thick validated layer of facts to ground any election discussions. The more detailed, collectively authored reports are, the more upfront they are shared prior the GM or prior the election process start, the more likely we are to have elections discussions focused on differences (or conflicting) visions and ways forward for <span class="" style="" id=":60m.17" tabindex="-1">OSMF</span> in making progresses achieving its mandate.<br></div><div>Hence why, building on the current interest and momentum, we shall go further and make progresses on the Board (and perhaps also the Working Groups) yearly reports. <br></div><div><br>Since there's a collective assessment that the 2017 <span class="" style="" id=":60m.18" tabindex="-1">Chairperson's</span> report is insufficient in its facts/reporting dimension, it could be interesting to collectively work into doing more and doing better to<br>- define its relevant outline, its main features, its length, the list of relevant annexes documents, <br></div><div>- build this 2017 report<br></div><div>And then adjust the Chairperson TOR with specifics on the yearly reporting deliveries: a report and the underlying work to its production. <br><br></div><div>Lastly, since any candidate and any director know that it's a task to contribute to <span class="" style="" id=":60m.20" tabindex="-1">OSM</span> at the <span class="" style="" id=":60m.21" tabindex="-1">OSMF</span> Board, and that it's both an honor and a duty which comes with work, it's important that both: <br>- the elect directors act in a way which keep up with the trust Members invested via their votes <br></div><div>- the Members in their expectations take well into account that the <span class="" style="" id=":60m.22" tabindex="-1">OSMF</span> directors are volunteers like all <span class="" style="" id=":60m.23" tabindex="-1">OSM</span> members and be "forgiving from time to time too" to quote Frederik. <br><br></div><div>This being said, that Dorotea produced for the Board those two summaries is normal for a paid personal at <span class="" style="" id=":60m.24" tabindex="-1">OSMF</span>; not that and I am not grateful for this, quite the contrary. <br></div><div>This being said too, that Kate produced a less satisfactory <span class="" style="" id=":60m.25" tabindex="-1">Chairperson's</span> report (as per the current <span class="" style="" id=":60m.26" tabindex="-1">OSMF</span> format) in 2017 than she did in 2016 and 2015 and has been questioned for this, shall not have lead to such a discussion since she is accountable as our Chairperson for issuing on behalf of the <span class="" style="" id=":60m.27" tabindex="-1">OSMF</span> Board such document. <br>One she shall have expected that the Chairperson recognized that her current report was not as satisfactory as her past ones and express regrets to the <span class="" style="" id=":60m.28" tabindex="-1">Membeship</span> by offering to fix this issue alone, or with the support of goodwill people at the Board and in the membership. <br></div><div>Instead of this respectful and constructive attitude, we witnessed a sad <span class="" style="" id=":60m.29" tabindex="-1">instrumentalization</span> of the gender issue (which is a real and important topic) to excuse herself from answering a fellow-member question which could have been better worded yes but which was not offensive yet.<br><br></div><div>Best,<br></div><div>Nicolas<br></div><div><br>[1]: <a href="https://lists">https://lists</a>.<span class="" style="" id=":60m.31" tabindex="-1">openstreetmap</span>.<span class="" style="" id=":60m.32" tabindex="-1">org</span>/<span class="" style="" id=":60m.33" tabindex="-1">pipermail</span>/<span class="" style="" id=":60m.34" tabindex="-1">osmf</span>-talk/2017-December/004840.html<br><br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Dec 11, 2017 at 9:31 PM, <span class="" style="" id=":60m.35" tabindex="-1">Martijn</span> van <span class="" style="" id=":60m.36" tabindex="-1">Exel</span> <span dir="ltr"><<a href="mailto:martijn@osmfoundation.org" target="_blank"><span class="" style="" id=":60m.37" tabindex="-1">martijn</span>@<span class="" style="" id=":60m.38" tabindex="-1">osmfoundation</span>.<span class="" style="" id=":60m.39" tabindex="-1">org</span></a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div style="overflow-wrap: break-word;">Hi all, <div><br></div><div>Inspired by recent discussions and in a continuing effort to be more transparent, we compiled a couple of pages summarizing OSMF and board work over the past year. </div><div><br></div><div>The first is a summary of all of the past year’s board meeting minutes: <a href="https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Board_Meeting_Minutes/Overview_201712" target="_blank">https://wiki.<wbr>osmfoundation.org/wiki/Board_<wbr>Meeting_Minutes/Overview_<wbr>201712</a></div><div><br></div><div>The second page is a high level overview of important matters OSMF (board as well as WGs) addressed, or started to address, in 2017: <a href="https://wiki.osmfoundation.org/wiki/OSMF_overview_201712" target="_blank">https://wiki.<wbr>osmfoundation.org/wiki/OSMF_<wbr>overview_201712</a> </div><div><br></div><div>There is no new information in these pages, but it should serve as a convenient overview for those who can’t always find the time to read minutes, join board meetings and other sources of OSMF updates.</div><div><br></div><div>Please join us in giving a big thanks to Dorothea, who was instrumental in creating these summaries, as well as drastically  improving the quality of our meeting minutes.</div><div><br></div><div>The entire board welcomes your questions and feedback about these summaries. Also, please get involved in OSMF work by joining one of the Working Groups! There are links to get in touch with the groups in the summary.</div><div><br></div><div>Best,</div><div>Kate, Heather, Frederik, Peter, Paul, Mikel, Martijn, and Dorothea</div></div><br>______________________________<wbr>_________________<br>
osmf-talk mailing list<br>
<a href="mailto:osmf-talk@openstreetmap.org">osmf-talk@openstreetmap.org</a><br>
<a href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.openstreetmap.<wbr>org/listinfo/osmf-talk</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">Nicolas <span class="" style="" id=":60m.40" tabindex="-1">Chavent</span><br></div><div>Les <span class="" style="" id=":60m.41" tabindex="-1">Libres</span> <span class="" style="" id=":60m.42" tabindex="-1">Géographes</span><br></div><div dir="ltr"><div>Projet <span class="" style="" id=":60m.43" tabindex="-1">OpenStreetMap</span> (<span class="" style="" id=":60m.44" tabindex="-1">OSM</span>)<br></div><div>Projet <span class="" style="" id=":60m.45" tabindex="-1">Espace</span> <span class="" style="" id=":60m.46" tabindex="-1">OSM</span> Francophone (<span class="" style="" id=":60m.47" tabindex="-1">EOF</span>)<br></div><div>Projet <span class="" style="" id=":60m.48" tabindex="-1">GeOrchestra</span><br></div><div><div>Mobile (FR): +33 (0)6 52 40 78 20<br></div><div>Mobile (<span class="" style="" id=":60m.49" tabindex="-1">Bénin</span>): +22962 55 85 91<br>Email: <a href="mailto:nicolas.chavent@gmail.com" target="_blank"><span class="" style="" id=":60m.50" tabindex="-1">nicolas</span>.<span class="" style="" id=":60m.51" tabindex="-1">chavent</span>@gmail.com</a><br><span class="" style="" id=":60m.52" tabindex="-1">Skype</span>: c_<span class="" style="" id=":60m.53" tabindex="-1">nicolas</span><br><span class="" style="" id=":60m.54" tabindex="-1">Twitter</span>: <span class="" style="" id=":60m.55" tabindex="-1">nicolas</span>_<span class="" style="" id=":60m.56" tabindex="-1">chavent</span><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div></div>