<div dir="ltr"><div>Hi Michael,</div><div><br></div><div>I went through your 16 issues, and there is a lot of really useable stuff in there. Thank you, this will definitely help improve the project. This is going to be hard to process with the Board though. I'm thinking I can split it up into non-controversial changes, things where I can suggest a possible solution but explicitly ask if that's good, and some stuff that will need real discussion. Most of the documents we used for this are from before my time, and I can imagine we'll be opening some old wounds (I hope that'll prove to be an overstatement).</div><div><br></div><div><font size="2">There's only one que<span style="font-family:arial,sans-serif">stion I have at this time: is your section

















"<span style="line-height:107%" lang="EN-GB">Limit
of Applications per Applicant" a suggestion? Currently I thought the text clearly only limits thenumber of grants, not applications themselves. Would you suggest to add such an extra limit as a hard rule?</span></span></font></div><div><font size="2"><span style="font-family:arial,sans-serif"><span style="line-height:107%" lang="EN-GB"><br></span></span></font></div><div><font size="2"><span style="font-family:arial,sans-serif"><span style="line-height:107%" lang="EN-GB">Joost<br></span></span></font>



</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Oct 14, 2019 at 11:08 PM Michael Reichert <<a href="mailto:osm-ml@michreichert.de">osm-ml@michreichert.de</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Hi Joost, dear other board members,<br>
<br>
Am 12/10/2019 um 21.23 schrieb Joost Schouppe:> Thanks for the input you<br>
already gave, and looking forward to your more<br>
> detailed feedback. We would like to welcome the rest of the community to do<br>
> the same. I have some minor edits to the ODT file you linked, so as to make<br>
> it more readible for people who weren't following the Board discussion<br>
> before.<br>
<br>
The message might look a bit picky but it should cover almost anything<br>
relevant I can say about the draft.<br>
<br>
First of all, the parts of the document which partially contradict<br>
themselves:<br>
<br>
Section "Examples of good ideas":<br>
> Design work (e.g. leaflets, stock image creation) & updating such<br>
> digital files.<br>
<br>
On the other hand, "Eligibility criteria" says:<br>
> Funds for offline activities are typically for direct expenses and not<br>
> used to pay for people’s time. Funds can be used to pay for people’s<br>
> time in certain cases, for example on software projects and tools<br>
> development.<br>
<br>
Does this mean that the work of designing leaflets or creating stock<br>
images cannot be funded but printing of leaflets can? IMHO, the term<br>
"design work" means the work to design. Or do we have different<br>
interpretations of it? What did you want to express?<br>
<br>
I am a bit confused what can be founded with projects matching this<br>
category:<br>
> Funding for a school or university to integrate mapping in their<br>
> curriculum, run projects mapping their local area and working with<br>
> local stakeholders to use their data.<br>
<br>
Do you have examples from the past for that and, what could these<br>
project ask to be funded if the microgrant programme had existed back<br>
then? What is not paying someone for their work but still covered by the<br>
microgrants programme? Hosting an event? Would travelling be an<br>
acceptable thing to fund? But it is mentioned in the list of things<br>
unlikely to be accepted? It is a bit confusing.<br>
<br>
The draft contains an unnecessary duplication between "Eligibility<br>
criteria" (page 3) and<br>
<br>
In addition, I have more feedback:<br>
<br>
*Goals*<br>
The document itself gives a good framework regarding desired and<br>
undesired projects. It describes the requirements. This is great and a<br>
big step forward compared to the last documents I saw regarding the<br>
microgrants programme. However, I do not find anything how applications<br>
will be rated or ranked. The draft does not provide any criteria.<br>
<br>
Do you expect the committee to decide on that prior to the launch of the<br>
programme?<br>
<br>
Possible rating criteria could be:<br>
- Sustainability (from OSM point of view): Will the spent money have any<br>
  effect in two or three years as well?<br>
- What problem does the proposed project solve?<br>
- How urgent is the problem?<br>
- Do other projects reach more with the same or a lower amount of money?<br>
<br>
They could guide a discussion on the OSMF-Talk mailing list (more about<br>
discussions below).<br>
<br>
The question of goals and rating criteria should be answered before the<br>
programme is finally agreed on. The board knows what it would like to<br>
achieve with the money, doesn't it?<br>
<br>
<br>
*Additional Funding by Others*<br>
I miss a rule that funding by third parties and in the past needs to be<br>
mentioned in the application. Parallel funding by multiple donors should<br>
not be accepted. Otherwise we will end up funding large projects<br>
partially. Is that the intention of the board?<br>
<br>
*Hosting*<br>
"One-off consts related to hosting" are given as a good example but<br>
"Recurring hosting, rent and other costs" are "unlikely to be<br>
accecpted". Costs to host servers are about half of all projects<br>
applying for a FOSSGIS grant and make up two thirds of the costs of<br>
FOSSGIS microgrant programme. I understand that you do not want ongoing<br>
costs for a first microgrant programme pilot because it can come with a<br>
moral obligation to fund the project in its second year.<br>
<br>
At FOSSGIS, we usually fund projects which have a community behind them<br>
and most projects funded by us are not new. They have been funded from<br>
peoples' or companies' own budget before (typically EUR 40 to 100 per<br>
month).<br>
<br>
*Funding Merchandise and Giveways*<br>
"Merchandise (swag) to recognize exceptional volunteer contributions, or<br>
low-cost swag" is a good example but "Merchandise giveaways for all<br>
participants in an event or for general outreach, including t-shirts" is<br>
a bad example. I agree with the bad example but I wonder where to draw<br>
the border.<br>
<br>
*Server Hardware*<br>
"Server hardware" is given as a bad example. At FOSSGIS, such examples<br>
are unlikely to be accepted except the hardware will be owned by FOSSGIS<br>
and be under the control of FOSSGIS. Instead we advise people to rent a<br>
sever at Hetzner and let us pay the bill.<br>
<br>
*Committee, Transparency and Mailing Lists Discussions*<br>
I have mixed opinions regarding the committee. On the one hand, I prefer<br>
these people be elected by the members of the Foundation directly. On<br>
the other hand, the result of that election will not be as diverse as<br>
some would like the committee to be because the result of an election<br>
using STV will represent the structure of the working group. On the one<br>
hand, it could be a bit too much bureaucracy to elect the committee for<br>
a first test for a microgrant programme, on the other hand, four of<br>
seven board members can carry through "their committee" in a voting of<br>
the board members against the minority (the other three officers).<br>
<br>
I myself do not oppose the current setup as long as the whole process is<br>
as much transparent as possible. We are not going to fund travel because<br>
applicants have a too low income to pay it themselves. Very sensitive<br>
data by applicants will likely not be handled in the process and makes<br>
it easy to share the applications as widely/publicly as possible.<br>
Therefore, I strongly recommend to follow the "public by default" principle.<br>
<br>
EUR 50,000 is a lot of money and the committee has despite the veto<br>
right of the board a lot of power. This power should be accompanied by<br>
transparency. Sharing the applications with the OSMF-Talk list as a<br>
mandatory step of the application and discussing it there is excellent.<br>
<br>
However, it will lead to a peak in messages sent over the list because<br>
likely most applications will arrive shortly before the deadline. At<br>
FOSSGIS, people have to publish their application at our public wiki<br>
(<a href="https://www.fossgis.de/wiki" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.fossgis.de/wiki</a>) and email the board. After that the board<br>
starts the discussion (limited to two weeks) at the mailing list of the<br>
members. Members can ask questions to the applicant and do this very<br>
often (they take off the work to review the proposals in detail). The<br>
list is not public but messages are summarised on the wiki. The final<br>
decision is up to the board. They discuss it in their public meeting. In<br>
difference to OSMF, our microgrant programme has now deadline. You can<br>
apply at any time and we table the final decision at one of the next two<br>
monthly board meetings.<br>
<br>
I suggest to let someone (be it the committee or the board) organise the<br>
discussion on the mailing list (announcing start and end) and not to<br>
discuss all applications in parallel (two is fine, three my preferred<br>
limit). If we receive a large number of applications, discarding<br>
obviously unsuitable applications before they are discussed might be a<br>
good idea. However, the application itself should be public to ensure<br>
checks and balances. Whether to preselect or not should be decided by<br>
the committee.<br>
<br>
Following the public by default principle, the meetings of the committee<br>
should be open to the public using Mumble (same as board meetings are).<br>
<br>
*Who Will Manage the Applications?*<br>
In your draft, applications should be sent to<br>
<a href="mailto:secretary@osmfoundation.org" target="_blank">secretary@osmfoundation.org</a>. If you want to give real power and<br>
responsibility to the committee (you can still veto) and reduce the<br>
workload of the board, using the committee also to organise the whole<br>
application might be advisable. It can be a position for new people to<br>
get into volunteering for OSMF operations. ;-)<br>
<br>
*Limit of Applications per Applicant*<br>
The draft writes:<br>
> Any individual, group, or organization is allowed a maximum of three<br>
> open grants at any one time.<br>
<br>
Does this refer to applications or grants?<br>
<br>
*Discussion requirement in advance*<br>
A comment in the document (page 4) says:<br>
> Project must have been shared and discussed before the grant<br>
> submission start > suggesting to drop this, as this is hard to prove.<br>
<br>
Does discussion means that the idea of the project to be funded or the<br>
idea to apply was discussed in a suitable (usually local) communication<br>
channel? This is a provable. Even if people use communication channels<br>
which do not offer a proper archive, providing screen shots are<br>
possible. You could replace this by a requirement to consult the local<br>
community at least as described by the Organised Editing Guidelines if<br>
the project has any relation to the local community.<br>
<br>
*Other reasonable source<br>
Eligibility criteria:<br>
> You must exhaust all other reasonable sources of grant money before<br>
> applying to this program, including but not limited to:<br>
> - Your local OSM Chapter or organization.<br>
> - Other local institutions or organizations known for supporting open<br>
>   initiatives.<br>
> - Your employer.<br>
<br>
On the one hand, asking people to ask for funding elsewhere is good<br>
idea. On the other hand, the proposed requirements have some issues<br>
(they can be ignored but one should be aware of them):<br>
<br>
- We might wish to see some proof that the employer was asked. But<br>
  asking your employer if the employer and your job has nothing to do<br>
  with OSM is strange, isn't it? I know that the sentence contains the<br>
  term "reasonable" but it will be easily overlooked.<br>
<br>
- Do we really want to force that? Are you aware that this communication<br>
  can be seen as sensitive and employees are likely bound not to share<br>
  internal communication with people outside the company?<br>
<br>
- If someone gets funding by their employer, they are bound to it and<br>
  have fewer freedom than someone funded by OSMF. The project becomes a<br>
  pet of the company. Should the employment of an applicant influence<br>
  the chances and projects that much?<br>
<br>
- The requirement to ask the employer makes only sense if it a single<br>
  person applies for a grant, not a group.<br>
<br>
- Local chapters likely have more knowledge about the details around<br>
  an application. That's why I would add the requirement that the<br>
  applicatant has to share the reasons with the public why the<br>
  application was rejected.<br>
<br>
I would remove the item "Your employer" and add a rule somewhere in the<br>
document that the requests to other sources of funding have to revealed<br>
and, if declined, their reasons.<br>
<br>
*Licences*<br>
> That is, an event attendance should be free of charge, software must<br>
> be open-sourced, media must be freely downloadable and published under<br>
> open licenses.<br>
<br>
Could you please append the following between "open licenses" and the<br>
trailing dot?<br>
> permitting modification and re-use including commercial use<br>
<br>
CC-BY-NC-* (and CC-BY-ND-*) are no free licences. NC not that much<br>
different to "all rights reserved" under German law.<br>
<br>
*Personal benefit*<br>
> Personal benefit should be small compared to benefit of outcome.<br>
<br>
Good, but the following would be better:<br>
<br>
> Personal benefit should be small compared to benefit of outcome. The<br>
> application should describe potential personal benefit.<br>
<br>
If a local community gets to know each other better, the applicant(s)<br>
have a small personal benefit and that would be good. But we do not want<br>
to fund someone's study, do we?<br>
<br>
*Language*<br>
The draft (page 4):<br>
> There is no language criterium, but applications need to be translated<br>
> to English before the application deadline.<br>
<br>
I appreciate this very much.<br>
<br>
I wonder which of these aspects were mentioned by other board memebers.<br>
Unfortunately, there are no minutes of the board meeting in Brussels I<br>
could have taken a look into before writing this long email.<br>
<br>
Best regards<br>
<br>
Michael<br>
<br>
</blockquote></div>