<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p><font face="Helvetica, Arial, sans-serif">Is anybody still in
        doubt as to why the Board asked for an amendment to the AoA so
        that we could create, inter alia, a budget committee that
        includes Foundation members not on the Board?  :-)</font></p>
    <p><font face="Helvetica, Arial, sans-serif">The Board is taking
        note of all of these comments, and the chairperson of the Board
        reserves the right to enlist for said committee individuals
        sharing good ideas on this talk list. ;-p<br>
      </font></p>
    <p><font face="Helvetica, Arial, sans-serif">cheers,<br>
        apm</font></p>
    <p><font face="Helvetica, Arial, sans-serif"><br>
      </font></p>
    <div class="moz-cite-prefix">On 12/15/2020 12:12 PM, Christopher
      Beddow wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CADzfi1W42YGwiVt-wT-0K+1GDq8R19F8CgowUeR6cY9CCemsGw@mail.gmail.com">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
      <div dir="auto">I am a novice on these topics but following so I
        can learn more.
        <div dir="auto"><br>
        </div>
        <div dir="auto">If I may add a suggestion for critique: could we
          consider several tiers or compartmentalized reserves? This
          seems it may reduce risk. For example:</div>
        <div dir="auto"><br>
        </div>
        <div dir="auto">1. Core reserves: absolute last to be touched
          and covers operations for 3 years at an all volunteer level</div>
        <div dir="auto">2. Auxiliary reserves: covers 2 years of "nice
          to have expenses" which aren't required in #1, could include
          paid position such as site reliability </div>
        <div dir="auto">3. Temporary reserves: covers 1 year of expenses
          for things that are more experimental, reactive, or otherwise
          outside the core and close to core needs. A position like iD
          maintainer could fall here or in #2 depending on perspective,
          but in a sense this reserve gives all programs a 1 year
          earning that funding is due to be cut, while auxiliary gives a
          2 year earning, and core would expect that everything is about
          to collapse at 3 year mark. </div>
        <div dir="auto"><br>
        </div>
        <div dir="auto">If this is too complicated and a simple 2 or 3
          year operating reserve which has a single category of
          "critical needs" is better, then I don't defend my position
          too strongly and defer. </div>
        <div dir="auto"><br>
        </div>
        <div dir="auto">Chris Beddow </div>
        <div dir="auto"><br>
        </div>
      </div>
      <br>
      <div class="gmail_quote">
        <div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Dec 15, 2020, 08:50
          Craig Allan <<a href="mailto:allan@iafrica.com"
            moz-do-not-send="true">allan@iafrica.com</a>> wrote:<br>
        </div>
        <blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0
          .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
          <div>
            <div>First, congratulations to Jean-Marc Liotier on your
              election!</div>
            <div><br>
            </div>
            <div>Regarding reserves, people are making good, thoughtful
              comments. I needed a framework to help me think about it,
              so I wrote this.<br>
              <br>
              THE FRAMEWORK<br>
              Policy can be seen as a set of rules to implement our
              organisational strategy. Strategy is informed by our
              mission (Section 3 of the AoA) and the long term vision of
              the organisation (missing). So in any organisation there
              will be likely be a hierarchy of plans, each more detailed
              than its parent, ending eventually in a large list of
              short-term tasks.<br>
              <br>
              There is currently a draft strategy prepared by Allan
              Mustard circulating privately among board members. I
              expect that the document will be made available for the
              rest of us at some stage, and will be adopted by the Board
              after members comment. In the strategy document there will
              surely be a statement about our financial strategy. <br>
              <br>
              To reliably implement our financial strategy we could put
              in place many rules (policies), to keep the Board on-track
              and accountable. If we choose that path I would like to
              see that all the policies related to financial prudence
              (not just operating reserve) are linked to and guided by
              the strategy document. So the ordinary member can say to
              the Board - "We have this financial strategy and these
              rules. Why are you not complying with them?"  Which
              addresses Jean-Marc Liotier's concerns and "all
              contractual and moral financial obligations of the OSMF"
              as suggested by Christoph Hormann.   Noted however that
              Joost Schouppe trusts the Board, as do I, and he is less
              enthusiastic about rule making to keep them in line. <br>
              <br>
              By posting this context I'm not proposing we stop
              discussing the reserve policy and wait for the strategy
              process to complete. It is useful to air the issue and I
              would support an interim short rule proposing maintaining
              an operating reserve to be put to the Board in January.<br>
              <br>
              HOW MUCH BUFFER<br>
              For determining the quantum, the best reserve amount, that
              is a different topic. Should we be "increasing the
              reserves by quite a bit" as Simon Poole suggests.</div>
            <div><br>
            </div>
            <div>For that we can refer to the document "<a
href="https://www.giarts.org/sites/default/files/Operating-Reserve-Policy-Toolkit_1stEd_2010-09-16.pdf"
                target="_blank" rel="noreferrer" moz-do-not-send="true">
                Grantmakers in the Arts' Operating Reserve ... </a>"
              that was suggested by Jean-Marc Liotier. The authors very
              sensibly propose a risk based analysis to determining the
              proper operating reserve to hold.    <br>
              <br>
              Risk determination normally is done by considering how
              likely is a feared event and how serious will the impact
              of the event be. You then set up ways to reduce the
              likelihood of the event, to reduce the impact of the event
              and actions to recover from the event. For example; if we
              have a super-reliable income stream our risk is low so we
              can keep a lower reserve, but if we depend on the
              unpredictable mood swings of a few large donors our risk
              is high and we need a big operating reserve. <br>
              <br>
              If we follow a risk based approach then holding an
              operating reserve can be seen to be an action taken before
              a feared event to mitigate (lessen) the impact of our
              income stream crashing. It is here that you take into
              account the risk of terminating contractors and the risk
              of Brexit issues that CH raises.   The risk evaluation
              will point to an appropriate quantum of reserve to hold.  
              Allan Mustard's suggestions for ending consultancies and
              cutting costs to "circa $120K" are post-event mitigations
              that we can take to adapt our organisation to continue
              after an income stream crisis.   <br>
            </div>
            <div><br>
            </div>
            <div>Note that any policy, on any topic, not just finances,
              can be linked to a risk analysis, which is a useful
              management tool.<br>
              <br>
              I hope that helps.<br>
              <br>
              Craig Allan<br>
              OSM:cRaIgalLAn  <br>
            </div>
            <div><br>
            </div>
            <div>==============================</div>
            <div>On 2020/12/14 23:47, Jean-Marc Liotier wrote:<br>
            </div>
            <blockquote type="cite">
              <p>As a new member of the Board, I wish to start term my
                with a fundamental topic - the Openstreetmap
                Foundation's operating reserves.</p>
            </blockquote>
            <br>
          </div>
          _______________________________________________<br>
          osmf-talk mailing list<br>
          <a href="mailto:osmf-talk@openstreetmap.org" target="_blank"
            rel="noreferrer" moz-do-not-send="true">osmf-talk@openstreetmap.org</a><br>
          <a href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk"
            rel="noreferrer noreferrer" target="_blank"
            moz-do-not-send="true">https://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk</a><br>
        </blockquote>
      </div>
      <br>
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <pre class="moz-quote-pre" wrap="">_______________________________________________
osmf-talk mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:osmf-talk@openstreetmap.org">osmf-talk@openstreetmap.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk">https://lists.openstreetmap.org/listinfo/osmf-talk</a>
</pre>
    </blockquote>
  </body>
</html>