<div dir="ltr">Hi all,<div><br></div><div>It is a long way off, but the SOTM team is getting started already. We already looked into several locations, we kind of picked a logo, we found a nice designer too. We're thinking of the VUB at the moment, because of some problems with the ULB location. And there is still a chance that we might work with the European Parliament, but that is still up in the air.</div><div><br></div><div>For the time being, there aren't that many tasks. But it would be great to start building our volunteer network now. I think it should be quite clear that if we meet now, it will be more about ideas and community building than actually working on tasks. So we do run the risk of wearing people out with meetings without a real need (I sometimes feel the Meetups have that effect on some of us).</div><div>The one exception maybe that we could start laying the foundation for a website already, Ben Abelshausen is setting up a Github space as we speak.</div><div><br></div><div>I guess the lack of much concrete actions is why the SOTM hasn't been talking so much. As Rob mentioned today, SOTM is used to working under thight deadlines. This having-a-lot-of-time is a wholly different challenge. If anyone is feeling excluded, don't. Join. We're also going to send more frequent updates to this list from now on.</div><div>To give you an idea of the kind of things will have to get done, this is from the "talent matrix". Some of these task could really use a hand.</div><div><div><div><br></div><div>Nicholas, if you can arrange the ESI on any day, I would suggest to make a Doodle with a wide variety of options (daytime, evening, weekend, weekday) to see who wants to come and what is best for everyone.</div><div><br></div><div><div>Sponsorship - developing sponsorship pack / tiers</div><div>Sponsorship - Local</div><div>Sponsorship - International</div><div>Ticket sales - coordinating</div><div>Budget - bookkeeper</div><div>Scholarship program</div><div>Scholarship committee (to review scholarship requests)</div><div>Venue (co-ordination with venue company)</div><div>Accommodation</div><div>Catering</div><div>Social events</div><div>Wi-fi access</div><div>AV for presenters</div><div>Video Streaming</div><div>Merchandise / freebies</div><div>TShirts and Lanyards</div><div>Booklet / guide for attendees</div><div>Brand / Design / Logo</div><div>Website</div><div>Communication to OSM community- twitter, blogs, etc</div><div>Communication / outreach to non-OSM community (open source/data, etc)</div><div>Communication / outreach for promotion (local media, newsprint etc)</div><div>Call for presentations - organising / coordinating</div><div>Call for presentations - initial ranking</div><div>Call for presentations - programme</div><div>Keynote speakers - sourcing and coordinating</div><div>Non-talk content (workshops, hack events)</div><div>Volunteer co-ordination</div><div>Volunteer training (including Code of Conduct)</div></div></div></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div>Joost</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2015-08-24 16:23 GMT+02:00 Ben Laenen <span dir="ltr"><<a href="mailto:benlaenen@gmail.com" target="_blank">benlaenen@gmail.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Ah, ok, misread it then :-) Sorry for the noise<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
Ben<br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
On Mon, Aug 24, 2015 at 4:17 PM, Jo <<a href="mailto:winfixit@gmail.com">winfixit@gmail.com</a>> wrote:<br>
> The conference itself will be held in the venue where FOSDEM takes place.<br>
> ESI is convenient for preparatory meetings, due to its location.<br>
><br>
> Jo<br>
><br>
> 2015-08-24 16:10 GMT+02:00 Ben Laenen <<a href="mailto:benlaenen@gmail.com">benlaenen@gmail.com</a>>:<br>
>><br>
>> On Sun, Aug 23, 2015 at 11:02 PM, Nicolas Pettiaux <<a href="mailto:nicolas@pettiaux.be">nicolas@pettiaux.be</a>><br>
>> wrote:<br>
>> > ESI is well located centrally, close to Central station, if has the<br>
>> > infrastructure (as it is a computing school), and I can most probably<br>
>> > obtain<br>
>> > the room for free.<br>
>><br>
>> Does it have big enough rooms? Because the pictures in the gallery on<br>
>> its website only show small classrooms. If a thousand people are<br>
>> coming we may need to have at least one auditorium that can seat a few<br>
>> hundred.<br>
>><br>
>> Ben<br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> Talk-be mailing list<br>
>> <a href="mailto:Talk-be@openstreetmap.org">Talk-be@openstreetmap.org</a><br>
>> <a href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be</a><br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> Talk-be mailing list<br>
> <a href="mailto:Talk-be@openstreetmap.org">Talk-be@openstreetmap.org</a><br>
> <a href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be</a><br>
><br>
<br>
_______________________________________________<br>
Talk-be mailing list<br>
<a href="mailto:Talk-be@openstreetmap.org">Talk-be@openstreetmap.org</a><br>
<a href="https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-be</a><br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">Joost @</div><div dir="ltr"><a href="http://www.openstreetmap.org/user/joost%20schouppe/" target="_blank">Openstreetmap</a> | <a href="https://twitter.com/joostjakob" target="_blank">Twitter</a> | <a href="https://www.linkedin.com/pub/joost-schouppe/48/939/603" target="_blank">LinkedIn</a> | <a href="http://www.meetup.com/OpenStreetMap-Belgium/members/97979802/" target="_blank">Meetup</a> | <a href="https://www.reddit.com/u/joostjakob" target="_blank">Reddit</a> | <a href="https://joostschouppe.wordpress.com/" target="_blank">Wordpress</a></div></div></div></div>
</div>