<div dir="ltr">Hi Nicolas,<div><br></div><div>Sounds great. A sponsorship document is already in the works, based on work from previous SOTMs. It is more a general introduction about what is SOTM and why is iot so immensly cool. It's not necesary to wait until we have speakers, but I think we are waiting a bit untill we have a location and a date. Which I think will be defined within the next month. So that would be soon enough. Talking to potential sponsers is definitely something that would be very useful.</div><div><br></div><div>I think it is an -excellent- plan to combine the three things as you say: working in JOSM, talking about SOTM, mapping in the field.</div><div><br></div><div>Joost</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2015-08-25 9:44 GMT+02:00 Nicolas Pettiaux <span dir="ltr"><<a href="mailto:nicolas@pettiaux.be" target="_blank">nicolas@pettiaux.be</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div style="font-size:10pt;font-family:Verdana,Geneva,sans-serif">
<p>Much thanks Joost for the mail, the news and the already long list of tasks we can examine.</p>
<p>In many circumstances, we all work under tight deadlines, but if we can manage to have less it will also save stress for many of us, as well as permit more. I have in mind for example that having a precise document with dates, times, locations, numbers, names of confirmed speakers (aka a pre-program) ... as soon as possible would help very much to go to sponsors and obtain funding, especially to the public administrations and ministerial cabinets. And these require always time to answer, not to say that many of them work annually, meaning that, if we want to have some public funding for 2016, we should enter a proper form before (I suppose) something like end of November 2015.</p>
<p>I am ready to go to some of these institutions in Brussels (the city, the region) where I have contacts, but I know, as said above, that to be considered seriously, even by the most friendly people, we should have a proper document. This is the reason why, for example, the organisation of the RMLL (Rencontres mondiales des logiciels libres) ask for a complete file to select the future location ... and the team.</p>
<p>The SOTM selection also ask for such a document and much information, but, on the basis of what I know and have seen, we should continue to work on the organization and provide some precisions in order to have a good "dossier" to present to the funders.</p>
<p>About the meeting at ESI, I would propose to do an precise mapping party, to go further in the direction that we have browsed in April last year and for example, organize a "josm training for cyclist" (for example) to teach to the participants how to use josm, especially to advance the cycling map of Brussels (or any city to involve more interested participants). And after such an activity, propose to the ones who want to go on with the discussion around SOTM. Doing so, I think we could both move further in a direction that was asked for in April (by some who came to the activity and were frustrated as we did not have the time to really work with josm) as well as do something precise about SOTM, for the ones who want.</p>
<p>And I'll do taht with a framadate proposal (a free equivalent to doodle) that I prefer.</p>
<p>I'll do that sometimes next week,</p>
<p>Best regards,</p>
<p>Nicolas</p><div><div class="h5">
<p>Le 2015-08-24 22:06, joost schouppe a écrit :</p>
<blockquote type="cite" style="padding:0 0.4em;border-left:#1010ff 2px solid;margin:0">
<div dir="ltr">Hi all,
<div> </div>
<div>It is a long way off, but the SOTM team is getting started already. We already looked into several locations, we kind of picked a logo, we found a nice designer too. We're thinking of the VUB at the moment, because of some problems with the ULB location. And there is still a chance that we might work with the European Parliament, but that is still up in the air.</div>
<div> </div>
<div>For the time being, there aren't that many tasks. But it would be great to start building our volunteer network now. I think it should be quite clear that if we meet now, it will be more about ideas and community building than actually working on tasks. So we do run the risk of wearing people out with meetings without a real need (I sometimes feel the Meetups have that effect on some of us).</div>
<div>The one exception maybe that we could start laying the foundation for a website already, Ben Abelshausen is setting up a Github space as we speak.</div>
<div> </div>
<div>I guess the lack of much concrete actions is why the SOTM hasn't been talking so much. As Rob mentioned today, SOTM is used to working under thight deadlines. This having-a-lot-of-time is a wholly different challenge. If anyone is feeling excluded, don't. Join. We're also going to send more frequent updates to this list from now on.</div>
<div>To give you an idea of the kind of things will have to get done, this is from the "talent matrix". Some of these task could really use a hand.</div>
<div>
<div>
<div> </div>
<div>Nicholas, if you can arrange the ESI on any day, I would suggest to make a Doodle with a wide variety of options (daytime, evening, weekend, weekday) to see who wants to come and what is best for everyone.</div>
<div> </div>
<div>
<div>Sponsorship - developing sponsorship pack / tiers</div>
<div>Sponsorship - Local</div>
<div>Sponsorship - International</div>
<div>Ticket sales - coordinating</div>
<div>Budget - bookkeeper</div>
<div>Scholarship program</div>
<div>Scholarship committee (to review scholarship requests)</div>
<div>Venue (co-ordination with venue company)</div>
<div>Accommodation</div>
<div>Catering</div>
<div>Social events</div>
<div>Wi-fi access</div>
<div>AV for presenters</div>
<div>Video Streaming</div>
<div>Merchandise / freebies</div>
<div>TShirts and Lanyards</div>
<div>Booklet / guide for attendees</div>
<div>Brand / Design / Logo</div>
<div>Website</div>
<div>Communication to OSM community- twitter, blogs, etc</div>
<div>Communication / outreach to non-OSM community (open source/data, etc)</div>
<div>Communication / outreach for promotion (local media, newsprint etc)</div>
<div>Call for presentations - organising / coordinating</div>
<div>Call for presentations - initial ranking</div>
<div>Call for presentations - programme</div>
<div>Keynote speakers - sourcing and coordinating</div>
<div>Non-talk content (workshops, hack events)</div>
<div>Volunteer co-ordination</div>
<div>Volunteer training (including Code of Conduct)</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</blockquote>
<p> </p>
</div></div><div>
<div style="margin:0;padding:0;font-family:monospace">Nicolas Pettiaux, phd  - <a href="mailto:nicolas@pettiaux.be" target="_blank">nicolas@pettiaux.be</a><span class=""><br> <a href="mailto:Open@work" target="_blank">Open@work</a> - Une Société libre utilise des outils libres</span></div>
</div>
</div>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">Joost @</div><div dir="ltr"><a href="http://www.openstreetmap.org/user/joost%20schouppe/" target="_blank">Openstreetmap</a> | <a href="https://twitter.com/joostjakob" target="_blank">Twitter</a> | <a href="https://www.linkedin.com/pub/joost-schouppe/48/939/603" target="_blank">LinkedIn</a> | <a href="http://www.meetup.com/OpenStreetMap-Belgium/members/97979802/" target="_blank">Meetup</a> | <a href="https://www.reddit.com/u/joostjakob" target="_blank">Reddit</a> | <a href="https://joostschouppe.wordpress.com/" target="_blank">Wordpress</a></div></div></div></div>
</div>