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Ciao lista,<br>
la macchina organizzativa di SOTM (come quella di FOSS4G-it) è già
in moto. Iniziare 10 mesi prima dall'appuntamento la dice lunga
sull'impegno che occorrerà impiegarci.<br>
E' per questo che sono a chiedere alla comunità se qualcuno di voi
può dedicare poche ore la settimana per permetterci di organizzare
il più bel State of the Map possibile.<br>
<br>
Le figure ancora mancanti sono:<br>
<br>
- Assistant (to take minutes of meetings, to support the chairperson
on keeping on top of record keeping).<br>
In questo periodo ci aggiorniamo via skype una volta al mese. Man
mano che ci si avvicinerà la data la call avverranno con maggiore
frequenza. Ovviamente è richiesta una buona conoscenza dell'inglese.<br>
<br>
- Communications (email newsletter, blog).<br>
Qualcuno/a che dia supporto alla nostra communication manager
Francesca nel gestire i vari canali di comunicazione (twitter,
Facebook, il blog e la newsletter); anche un lavoro di traduzione è
molto utile. Anche in questo caso nei primi mesi ci sarà un blando
impegno che aumenterà un poco all'approssimarsi e durante l'evento.
Chi se la cava bene con la comunicazione è ultrabenvenuta/o.<br>
<br>
- Sponsorship (organise a team of 3 people to send out sponsorship
emails, payment via Dorothea).<br>
Anche questa è un'attività che porta via poco tempo: principalmente
sarà da rispondere e inoltrare mail da e verso gli sponsor.<br>
<br>
- Ticket sales system (help set-up and answer email queries related
to sales).<br>
Per la vendita dei biglietti viene utilizzata una piattaforma on
line; diverse persone avranno però domande o richieste di assistenza
a cui dare risposta o nel caso in cui non si sappia cosa rispondere
girare la palla a qualcun altro (qui c'è almeno una persona della
Foundation che ci lavora dietro).<br>
<br>
- Local services (find companies to provide catering, social event,
hotel, etc).<br>
Qui servirebbe una persona di Milano. Il catering dovrebbe già
essere organizzato; per gli hotel abbiamo già una lista di una
trentina di posti, servirebbe trovarne alcuni non troppo distante da
Piola a prezzi relativamente economici; per la serata social io sto
già lavorando per avere una bella sede, occorre però organizzare un
minimo la serata.<br>
<br>
- Scholarship (assist scholarship process)<br>
Solitamente si invitano una ventina di persone da paesi in via di
sviluppo offrendo loro tutto il pacchetto viaggio, alloggio,
biglietto gratuito. Nel 99% dei casi sono persone che necessitano di
un ingresso VISA. Qui cerchiamo due/tre persone che abbiano un
minimo di dimestichezza con disbrighi burocratici. Sarebbe poi il
massimo se parlassero anche (ma non è indispensabile) una lingua tra
inglese, francese o spagnolo. Questo è probabilmente il punto in cui
abbiamo più bisogno di aiuto.<br>
<br>
- Aiuto per la stampa dei materiali: dovremo stampare e a volte
creare (per le cose più semplici) banner, adesivi, badge personali,
rollup, libretti col programma, minilibretti di aiuto per le
scholarship (info su Milano per non perdersi e altre info di base in
inglese, francese, spagnolo), ecc... Si tratta di lavori di grafica,
richiesta di preventivi e, se c'è qualcuno di Milano, qualche ritiro
di adesivi, badge e cordini, nelle settimane e giorni precedenti
SOTM.<br>
<br>
- Aiuto nei tre giorni precedenti SOTM, dal 25 al 27 luglio, durante
i quali un pò di braccia e un'auto tra Porta Genova e Piola
sarebbero un grande aiuto. Anche qualche persona in ufficio in Via
Tortona per gestire telefonata, check-list, chiudere e marcare
scatole. Il 27 luglio dovremo portare il materiale rimanente al
POLIMI e al pomeriggio iniziare a disporre tavoli per reception e
altre attività.<br>
<br>
Anche se pensate di avere la metà della disponibilità di una delle
figure indicate va bene lo stesso, quasi tutte le attività possono
essere gestite da più persone col coordinamento di WMI.<br>
<br>
Per domande e chiarimenti sono sempre disponibile. Spero rispondiate
numerosi.<br>
<br>
Un grosso grazie anticipato da me, da WMI e dallo staff della OSM
Foundation che ogni anno lavora dietro le quinte per organizzare
SOTM.<br>
<br>
Alessandro Ale_Zena_IT <br>
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